‏ساختار سازمانی در آروان | ارین تک | سرزمین سامانه های هوشمند کاربردی‏‏

تعاریف اولیه

هر کدام از «شرکای سازمان» ماموریت‌های خود را از طریق ایفای یک «نقش» روشن و شفاف ایفا می‌کنند.

ویژگی نقش‌ها در سازمان

توزیع قدرت در عمل

ساختار تیم (دایره)

هر دایره، یک نقش است که می‌تواند خودش را به نقش‌های مختلف بشکند تا بتواند به هدفی که در حوزه‌ی خود دارد برسد و مسوولیت‌هایش را انجام دهد. نقش دایره، هدف تیم است و هر کس با نقشی که در دایره می‌گیرد عضوی از دایره می‌شود.

دایره‌ها مختارند تا باتوجه به سیاست‌ها و هدف کلان سازمان قوانین و راهکارهای خود را داشته باشند و هیچ دایره‌ای اجازه‌ی دخالت در حوزه‌ی اصلی فعالیت آن‌ها را ندارد مگر این‎که سیاست‌ها نقض‌کننده سیاست کلان سازمان باشند.

هر دایره می‌تواند تا ۱۰ زیردایره بشکند تا در حوزه‌های متمرکزتر فعالیت کند.

در مورد حوزه‌هایی که منافع چند دایره مشترک دخیل باشد یک دایره مجازی تشکیل می‌دهیم که در آن از هرکدام از دایره‌ها نمایندگانی شرکت می‌کنند.

تقسیم وظایف در آرین تک

در هر دایره سه نقش کلی تعریف شده است که نحوه‌ی انتخاب افراد برای این نقش‌ها، اهدافی که دنبال می‌کنند و مسوولیت‌هایی که بر عهده می‌گیرند، محدوده‌ی آن را مشخص می‌کند.

وظایف راهبر تیم

وظایف محصول سالار

وظایف شرکای دایره

هدف

نگهداری از هدف دایره و محافظت از هم‌راستایی هدف شرکت با هدف دایره

نحوه انتخاب

تیم‌لید با رای اعضای تیم و موافقت تیم راهبری انتخاب می‌شود و اعضای تیم می‌توانند هر زمان که لازم دانستند درخواست تعویض تیم‌لید را بدهند.

مسوولیت‌ها

ساختاردادن به حاکمیت یک دایره به جهت به نتیجه رسیدن اهداف و مسوولیت‌ها

انتصاب شرکا به نقش‌ها (در صورت اختلاف‌‌نظر بین شرکا)، نظارت بر آن، بازخورد دادن جهت بهبود به آن‌ها با انتصاب نقش‌ها به افراد دیگر

اختصاص منابع دایره به پروژه‌ها و نقش‌های متفاوت

سازماندهی اولویت‌ها و استراتژی‌های دایره

تعریف متریک‌های دایره

مقابله با محدودیت‌های دایره نسبت به دایره بزرگ جهت ایفای نقش «هدف» و «مسوولیت‌ها»

هدف

نگهداری از محصول یک دایره و تلاش برای رشد آن با در نظر گرفتن سایر ذی‌نفعان

نحوه انتخاب

با نظر راهبر هر تیم انتخاب خواهد شد.

مسوولیت‌ها

جایگاه‌یابی محصول در بازار

تحلیل و آنالیز محصول و مشتریان محصول

کشف و شناسایی چالش‌های مشتری و تبدیل آن چالش‌ها به ایده‌هایی برای محصول یا خدمت جدید

توسعه‌ی یک طرح کسب‌وکار و طرح سرمایه‌گذاری برای توسعه‌ی محصول جدید یا بهبود محصول فعلی

ارزیابی نیازهای مشتری، محصولات رقیب و روندهای کلیدی و هم‌چنین تبدیل این دانش به طرح‌های سرمایه‌گذاری

مشخص کردن قابلیت‌های جدید و نیازمندی‌ها و زمان انتشار هر کدام

توضیح نیازمندی‌های تجاری و فنی به تمامی اعضای تیم

اندازه‌گیری موفقیت یک محصول

ایجاد بیش‌ترین میزان تعامل و هم‌پوشانی میان محصول و مشتری

ارتباط موثر با سایر تیم‌های فنی و اجرایی

هدف

انجام مسوولیت‌ها در راستای تحقق اهداف دایره

نحوه انتخاب

انتصاب هر عضو جدید (پس از استخدام) به یک دایره با توافق بین راهبر دایره‌ی بزرگ‌تر و اعضای یک دایره انجام می‌شود.

مسوولیت‌ها

پردازش تنش‌ها: شما وظیفه دارید تا ببینید اهداف و مسوولیت‌های نقش‌تان چیست و آن را با دیدگاه‌تان در مورد نقش ایده‌آل و ظرفیت بالقوه آن مقایسه کنید و شکاف‌های آن را پر کنید. هر شکاف یک تنش است و مسوولیت رفع این تنش‌ها به عهده‌ی شماست.

پردازش اهداف و مسوولیت‌ها: شما مسوول این هستید که اهداف و مسوولیت‌های نقش خود را طبق تعریف زیر انجام دهید:
اقدامات بعدی: آگاهی نسبت به این‌که قدم بعدی و مناسبی که از بین اولویت‌ها باید انجام دهید، چیست؟
پروژه‌ها: تشخیص و به انجام رساندن پروژه‌ها با اولویت‌های درست.

پردازش پروژه‌ها: به‌شکل مستمر به این‌که چگونه یک پروژه را تمام کنید، فکر کنید و قدم بعدی که برای پروژه لازم است بردارید.

تست و مستند سازی: آماده‌سازی مستمر و همیشگی مستندات اقداماتی که انجام می‌دهید و همین‌طور راهکارهای تست اقدامات.

هدایت تمرکز و منابع در راستای تحقق اهداف دایره

ساختار جلسات

در ساختار هولاکراسی، معمولن تصمیمات به شکل گروهی و در جلسات مشترک گرفته می‌شود. به همین دلیل تعیین چارچوب، زمان برگزاری و حاضرین در جلسه به بهبود کیفیت این جلسات و خروجی آن‌ها کمک بسیاری خواهد کرد.

جلسات استراتژی

جلسات حاکمیت دایره

جلسات برنامه‌ریزی تیمی

جلسات محصول

جلسات استراتژی

هر یک سال یک بار مجموعه جلساتی‌ تحت عنوان جلسات برنامه‌ریزی استراتژیک برگزار می‌شود. براساس این جلسات تیم راهبری داستان سال را می‌نویسد و پس از بحث و تبادل نظر OKR یک‌ساله‌ی شرکت نگارش می‌شود.

پس از گذشت ۶ ماهه مجموعه جلساتی در راستای بازنگری و یا اصلاح استراتژی و یا OKR سازمان متناسب با رخداد‌های ۶ ماه گذشته برگزار می‌شود.

حاضرین

تمامی اعضای شرکت می‌توانند در این جلسات حضور پیدا کنند. حضور راهبر‌های هر تیم در این جلسات اجباری است.

جلسات حاکمیت دایره

این جلسات به‌شکل مرتب هر شش ماه یک‌بار و یا با درخواست بیش از یک‌نفر از اعضای یک دایره برگزار می‌شود و در آن ساختار، دایره‌ها و نقش‌های داخل یک دایره مورد بررسی، طراحی و تجدیدنظر قرار می‌گیرد.
هم‌چنین انتخاب و یا تغییر راهبر تیم می‌تواند در این جلسه مورد بررسی قرار بگیرد.

دقت شود که انتصاب یک نفر به یک نقش وظیفه راهبر تیم است و در این جلسات در این رابطه تصمیم‌گیری نخواهد شد.

حاضرین

تمام اعضای یک دایره، راهبرهای دایره‌های کوچک‌تر و راهبر دایره‌ی بزرگ‌تر

جلسات برنامه‌ریزی تیمی

این جلسات به‌شکل مرتب و دو هفته یک‌بار برگزار می‌شود تا هماهنگی درون یک تیم‌ و اولویت‌بندی کارهای آن مورد بحث و برنامه‌ریزی قرار گیرد.

حاضرین

تمام اعضایی یک دایره، راهبر‌های دایره‌های کوچک‌تر و اعضایی سایر دایره که با این دایره ارتباط بین‌تیمی دارند.

جلسات محصول

این جلسات هر هفته یا هر دو هفته یک‌بار برگزر می‌شود. در این جلسات اختلاف‌‌نظر بین محصول‌ها و تیم‌های مختلف مطرح، تعاملات بین‌تیمی و تصمیم‌هایی که به مشارکت بیش‌از یک تیم نیاز دارد مورد بررسی و تصمیم‌گیری قرار خواهد گرفت.

حاضرین

تمامی همکاران در این جلسات می‌توانند حضور پیدا کنند اما حضور «محصول سالارها»ی تکنولوژیآرین تک و نماینده راهبری در این جلسات الزامی است.